ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
районної адміністрації
17.08.2023 № 210р

РЕГЛАМЕНТ
роботи районної адміністрації
Запорізької міської ради по Заводському району

1. Загальні положення
1.1. Регламент роботи районної адміністрації Запорізької міської ради по Заводському району (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності районної адміністрації Запорізької міської ради по Заводському району (далі – районна адміністрація) відповідно до покладених на неї повноважень.
1.2. Районна адміністрація у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, іншими законодавчими актами, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, розпорядженнями голови районної адміністрації, Положенням про районну адміністрацію, даним Регламентом.
1.3. Організація діловодства у районної адміністрації здійснюється на підставі наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Про деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами) та ДСТУ 4163:2020.
1.4. Робота районної адміністрації є відкритою і гласною, за винятком питань, які становлять державну таємницю, належать до конфіденційної інформації, що є власністю держави або є інформацією про особу. Районна адміністрація інформує громадськість про свою діяльність на зустрічах, через соціальні мережі та засоби масової інформації; залучає громадян до розгляду питань, що належать до її компетенції. Висвітлення діяльності районної адміністрації здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України.
1.5. Положення про структурні підрозділи районної адміністрації розробляються керівниками відповідних підрозділів і затверджуються розпорядженням голови районної адміністрації.

2. Планування роботи районної адміністрації
2.1. Планування роботи районної адміністрації є одним із засобів її діяльності. Здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності її структурних підрозділів. Планування роботи районної адміністрації здійснюється з урахуванням основних напрямів державної політики, доручень і рекомендацій органів виконавчої влади вищого рівня.
2.2. Робота районної адміністрації проводиться за перспективними (річними), поточними, планами, які погоджуються заступниками голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків шляхом візування та подаються до відділу організаційної та кадрової роботи до 15 числа місяця, який передує року, кварталу, на який затверджується план.
2.3. Плани роботи районної адміністрації передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, постанов Верховної Ради України, постанов Кабінету Міністрів України, актів Президента України, інших законодавчих актів, рішень міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, розпоряджень голови районної адміністрації.

3. Підготовка та організація контролю і перевірки виконання розпоряджень голови районної адміністрації
3.1. Розпорядження голови районної адміністрації (далі – розпорядження) готуються та реєструються у єдиній системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.
3.2. Голова районної адміністрації видає та підписує розпорядження у межах повноважень, визначених Положенням про районну адміністрацію. На час його відсутності право підпису надається заступнику голови районної адміністрації, на якого покладено тимчасове виконання обов’язків голови.
3.3. Проект розпорядження не повинен суперечити вимогам діючого законодавства України.
3.4. Проекти розпоряджень голови районної адміністрації друкуються на відповідних бланках.
3.5. Проекти розпоряджень повинні бути оформлені згідно з ДСТУ 4163:2020, мати чіткий шрифт, однакову насиченість всіх знаків у тексті.
3.6. Керівники структурних підрозділів районної адміністрації вносять на розгляд голови районної адміністрації проекти розпоряджень з питань, що стосуються їх компетенції.
3.7. Проекти розпоряджень погоджуються з керівниками структурних підрозділів районної адміністрації, посадовими особами, які мають безпосереднє відношення до питань, які порушуються в проектах і візуються заступниками голови районної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).
3.8. Список погодження друкується на зворотному боці останнього аркушу розпорядження. У списку погодження зазначається посада, власне ім’я та прізвище посадової особи, яка завізувала документ. У разі погодження розпорядження керівниками сторонніх установ, підприємств, організацій -підпис повинен бути засвідчений печаткою.
3.9. Проект розпорядження візують знизу вгору в такій послідовності:
3.9.1. Особа, яка готувала проект розпорядження.
3.9.2. Безпосередній керівник особи, яка готувала проект розпорядження;
3.9.3. Начальник загального відділу
3.9.4. Керівники структурних підрозділів, організацій, установ, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті розпорядження (прізвища вказуються в алфавітному порядку).
3.9.5. Розпорядження, що містять відомості фінансового характеру, подаються до візування головним бухгалтером районної адміністрації.
3.9.6. Завідувач сектору адміністративно-правової роботи.
3.9.7. Заступники голови районної адміністрації, який має безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті розпорядження.
3.10. Проект розпорядження не повинен знаходитись на візуванні у посадових осіб (за списком погодження) більше 2 робочих днів, а у разі потреби, за обґрунтованим проханням виконавця, термін може бути зменшений.
3.11. Відповідальність за повноту і достовірність змісту документу несуть, в однаковій мірі, як особи, які візують розпорядження, керівники структурних підрозділів районної адміністрації так і заступники голови районної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).
3.12. Проекти розпоряджень візуються, а додатки та довідки до них підписуються заступником голови районної адміністрації, до компетенції якого відноситься питання (відповідно до розподілу обов’язків).
3.13. Проекти розпоряджень повинні бути короткими, не більше 3 - 4 сторінок, містити конкретні заходи, терміни їх виконання, відповідальних виконавців. До проекту розпорядження додаються листи підприємств, закладів, організацій, установ, звернення громадян, інші документи, що є підставою для прийняття цього розпорядження; при необхідності - складається стисла довідка по суті питання. Листи підприємств, закладів, організацій, установ, звернення громадян, які додаються до проекту розпорядження, повинні бути попередньо зареєстровані та розглянуті керівником районної адміністрації.
3.14. Остаточно підготовлені проекти розпоряджень з усіма матеріалами та погодженням надаються до загального відділу районної адміністрації для подання на підпис голові районної адміністрації.
3.15. Кожному розпорядженню голови районної адміністрації присвоюється порядковий номер із зазначенням дати його підписання. Розпорядженням, крім порядкового номеру, присвоюються літери: з основної діяльності – «р»; з кадрових питань – «к/тр»; про надання відпусток – «к/тм»; з адміністративно-господарських питань – «аг».
3.16. У разі необхідності у триденний термін після видання розпорядження виготовляється необхідна кількість примірників та працівниками загального відділу надається виконавцям і зацікавленим особам, згідно з покажчиком розсилки. Якщо покажчик розсилки налічує багато адресатів, він додається на окремому аркуші.
3.17. Підпис голови районної адміністрації на розпорядженні, підпис заступника голови районної адміністрації на додатках до розпорядження повинні бути засвідчені гербовою печаткою районної адміністрації. Відбиток печатки повинен охоплювати останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
3.18. Копії розпорядження засвідчуються печаткою «Загальний відділ».
3.19. Зміни до розпорядження, при з’ясуванні нових відомостей, облікових даних, тощо вносяться шляхом підготовки нового розпорядження про внесення змін або доповнень в чинне.
3.20. Контролю підлягають розпорядження голови районної адміністрації, що містять конкретні заходи, терміни і відповідальних виконавців.
3.21. Контроль за виконанням розпоряджень здійснюють посадові особи, які визначені ухваленим розпорядженням.

4. Організація контролю і перевірки виконання рішень, розпоряджень та інших документів вищих державних органів виконавчої влади та місцевого самоврядування
4.1. Контролю підлягають зареєстровані документи, які містять конкретні завдання і терміни їх виконання або відповідну резолюцію голови районної адміністрації.
4.2. Технічний контроль за термінами виконанням документів покладається на загальний відділ районної адміністрації. Інформація щодо виконання контрольного документу повинна бути підготовлена за три дні до закінчення контрольного терміну і надана до загального відділу районної адміністрації для відправки адресату.
4.3. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути відпрацьовані не пізніше, як за 30 календарних днів з дня їх реєстрації у загальному відділі районної адміністрації, а з позначкою «терміново» – впродовж 7 робочих днів від дня реєстрації.
4.4. Термін виконання документа може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим зверненням виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну.
4.5. Припинити термін виконання документу чи відмінити його має право тільки вищий орган, судові органи або автор цього документу.
4.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту надана відповідь по суті, в зазначений термін.
4.7. Інформація про виконання взятих на контроль документів щомісяця узагальнюється загальним відділом районної адміністрації і доводиться до відома заступника голови районної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків) та голови районної адміністрації.
4.8. Про стан виконання взятих на контроль документів вищих органів виконавчої влади загальним відділом готується інформаційно-аналітична довідка, зміст якої доводиться до відома голови районної адміністрації та його заступника (відповідно до розподілу обов’язків).
4.9. Відділ організаційної та кадрової роботи і загальний відділ систематично аналізують стан контролю за розпорядженнями і документами та інформують заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять вищевказані питання.

5. Організація роботи із службовими листами
5.1. Службові листи, що надходять до районної адміністрації, приймаються загальним відділом, реєструються у єдиній системі електронного документообігу Megapolis.DocNet і передаються на розгляд голові районної адміністрації, після чого направляються виконавцям через систему документообігу Megapolis.DocNet . Працівникам районної адміністрації, незалежно від їх службового стану, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від представників організацій, установ та фізичних осіб.
5.2. Резолюції на документах повинні стисло і чітко визначати характер доручень, строки і відповідальних виконавців. Особа зазначена у резолюції першою – узагальнює інформацію, якщо узагальнення не доручено іншій особі.
5.3. Службові листи беруться загальним відділом на контроль, якщо із змісту листа з’ясовується необхідність проведення певної роботи або термін надання інформації.
5.4. Відповіді на листи, якщо не встановлено інший термін, повинні бути відправлені не пізніше місячного строку з дня вхідної реєстрації у загальному відділі.
5.5. Проекти службових листів готуються посадовими особами районної адміністрації на бланках районної адміністрації.
5.6. Службові листи підписуються головою районної адміністрації або його заступниками відповідно до їх повноважень та розподілу обов’язків.
5.7. Загальний відділ систематично аналізує роботу із службовими листами та інформує заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять вищевказані питання.

6. Порядок роботи з документами поточного архіву
6.1. Ознайомлення з документами поточного архіву та видача їх копій здійснюється загальним відділом за письмовим чи усним дозволом заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять організаційні питання.
6.2. Копії документів з поточного архіву видаються за письмовим дозволом голови районної адміністрації або заступника голови районної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків). Виносити документи за межі загального відділу можна тільки з дозволу заступника голови районної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).
6.3. Вилучення документу зі справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документу допускається за рішенням з обов’язковим поверненням після вирішення питання та залишенням у справі на цей період завіреної копії.
6.4. Працівникам районної адміністрації дозволяється ознайомлюватись зі справами відповідно до їх функціональних обов’язків, без додаткового дозволу.
6.5. Працівникам районної адміністрації забороняється виносити документи або копії документів за межі районної адміністрації, ознайомлювати сторонніх осіб з документами або копіями документів без узгодження з головою районної адміністрації або заступниками голови районної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).

7. Реєстрація та виконання листів контролюючих органів
7.1. Листи контролюючих органів, які надходять до районної адміністрації, приймаються загальним відділом районної адміністрації. Працівникам районної адміністрації, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати листи контролюючих органів безпосередньо від працівників цих структур.
7.2. Листи контролюючих органів щодо здійснення перевірок реєструються в день надходження спеціалістом загального відділу районної адміністрації з метою забезпечення їх обліку і контролю виконання в «Журналі обліку перевірок». Журнал знаходиться у загальному відділі і містить таку інформацію: дата надходження листа; прізвище та ініціали, займана посада представника контролюючого органу або посадової особи, яка підписала лист; № посвідчення, ким і коли воно видане; на підставі якого документу проводиться перевірка; перелік документів, які вимагаються; дата видачі документів, підпис і прізвище відповідальної особи. Зареєстровані листи в цей же день передаються через систему документообігу Megapolis.DocNet голові районної адміністрації. Розглянуті керівником листи передаються виконавцю в той же день через систему документообігу Megapolis.DocNet.
7.3. Листи без зазначеного терміну виконання повинні бути виконані не пізніш, як за 30 календарних днів, а документ з позначкою «терміново» – впродовж 7 робочих днів від дати реєстрації в загальному відділі районної адміністрації. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені законодавчими актами.
7.4. Підготовлені виконавцем документи та супровідний лист, підписаний головою або заступником голови районної адміністрації, передаються до загального відділу районної адміністрації для реєстрації вихідного номера і подальшого відправлення адресату.

8. Організація прийому громадян, розгляд їх пропозицій, заяв і скарг
8.1. Робота по розгляду звернень громадян проводиться згідно з Законом України «Про звернення громадян» та іншими регламентуючими документами.
8.2. Звернення громадян, які надходять до районної адміністрації, реєструються у загальному відділі.
8.3. Звернення громадян після реєстрації та розгляду головою районної адміністрації доводяться до заступників голови районної адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків.
8.4. Контроль за розглядом звернення покладається на керівників структурних підрозділів.
8.5. Особистий прийом громадян проводить голова районної адміністрації, його заступники та керівники структурних підрозділів згідно з графіком, який затверджується розпорядженням голови районної адміністрації. Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про дні, години, місце проведення прийому та підлягає оприлюдненню через соціальні мережі та офіційну веб-сторінку, на інформаційних стендах районної адміністрації та через соціальні мережі або в інший спосіб.
8.6. Загальний відділ систематично аналізує стан роботи із зверненнями громадян та інформує заступника голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

9. Порядок проведення нарад та навчання працівників районної адміністрації
9.1. Кожного понеділка о 08.15 головою районної адміністрації проводиться апаратна нарада, в якій беруть участь заступники голови районної адміністрації та за потребою керівники структурних підрозділів районної адміністрації.
9.2. Не пізніше, як за один день до проведення наради, відділ, який її готує або особисто заступник голови районної адміністрації визначають порядок денний, коло запрошених осіб, час проведення та доручення з підготовки і проведення наради. Контроль за виконанням доручень покладається на заступників голови районної адміністрації, керівників структурних підрозділів районної адміністрації.
9.3. Двічі на місяць проводиться апаратне навчання посадових осіб місцевого самоврядування. Питання, що виносяться на навчання, контроль за його підготовкою та проведенням покладається на відділ організаційної та кадрової роботи районної адміністрації.

10. Організація використання робочого часу. Режим роботи
10.1. Режим роботи районної адміністрації:
 з понеділка по четвер з 08.00 до 17.00;
 у п’ятницю з 08.00 до 15.45;
 обідня перерва з 12.00 до 12.45.
Для обліку часу працівників, що працюють за змінним графіком роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні. Для сторожів загального відділу районної адміністрації встановлено роботу змінами «доба через три» з двома перервами на відпочинок та харчування:
 зміна з 8.00 до 8.00;
 перерва на відпочинок та харчування : з 12.00 до 13.00; з 17.00 до 18.00.
Складається графік роботи на кожного сторожа з визначенням норми робочого часу. Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи і час перерви на відпочинок та харчування).
Знаходження працівників у будівлі районної адміністрації в неробочий час погоджується з заступником голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять організаційні питання шляхом подання службової записки, яка передається до відповідального чергового.
10.2. Перебування працівників районної адміністрації з службових питань за межами адміністративної будівлі у робочий час повинно бути погоджено з безпосередніми керівниками.
10.3. Вхід до адміністративної будівлі в святкові та вихідні дні дозволяється голові та заступникам голови районної адміністрації, керівникам структурних підрозділів згідно з графіком чергування, допоміжному персоналу, також особам, які прибуватимуть у випадку ліквідації можливої аварії.
10.4. Рішення про вид надання компенсацій за роботу у вихідні та святкові дні, погоджуються з керівником підрозділу, заступником голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків та затверджується розпорядженням голови районної адміністрації.
10.5. Вхід до адміністративної будівлі районної адміністрації для відвідувачів вільний, відповідно до режиму роботи, за виключенням періоду дії карантинних та інших обмежень.

11. Планові відпустки і відрядження
11.1. Щорічно до 10 грудня поточного року керівники структурних підрозділів надають до відділу організаційної та кадрової роботи складені та погоджені заступниками голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків графіки надання відпусток на наступний рік.
11.2. На підставі наданої інформації відділом організаційної та кадрової роботи до 15 грудня складається загальний графік відпусток, який погоджується з профспілковим комітетом та затверджується головою районної адміністрації.
11.3. За два тижні до початку відпустки працівник має написати заяву про надання відпустки.
11.4. Конкретний період надання відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується шляхом подання заяви працівника про відпустку за наступним порядком: працівник відділу організаційної та кадрової роботи перевіряє правильність тривалості відпустки, зазначеної працівником, та відпускний період, за який вона надається, про що робить відмітку на заяві; заяву погоджує безпосередній керівник та заступник голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків; голова районної адміністрації накладає резолюцію на заяву.
11.5. На підставі погодженої заяви відділ організаційної та кадрової роботи готує проект розпорядження голови районної адміністрації про надання відпустки.
11.6. Відрядження працівників районної адміністрації відбувається на підставі розпорядження голови районної адміністрації.

Голова                                                                                                           Андрій БАЄВ