ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
районної адміністрації
17.03.2011_№_3р_____

Регламент роботи
районної адміністрації Запорізької міської ради по Заводському району

1. Загальні положення

1.1 Регламент роботи районної адміністрації Запорізької міської ради по Заводському району (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності районної адміністрації Запорізької міської ради по Заводському району (далі – районна адміністрація) відповідно до покладених на неї повноважень.

1.2 Районна адміністрація у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, іншими законодавчими актами, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, розпорядженнями голови районної адміністрації, Положенням про районну адміністрацію, даним Регламентом.

1.3 Організація діловодства у районної адміністрації здійснюється на підставі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 (зі змінами та доповненнями).

1.4 Робота районної адміністрації є відкритою і гласною, за винятком питань, які становлять державну таємницю, належать до конфіденційної інформації, що є власністю держави або є інформацією про особу.
Районна адміністрація інформує громадськість про свою діяльність на зустрічах, через засоби масової інформації; залучає громадян до розгляду питань, що належать до її компетенції.
Висвітлення діяльності районної адміністрації здійснюється в порядку, передбаченому законодавством України.

1.5 Положення про структурні підрозділи районної адміністрації розробляються керівниками відповідних підрозділів і затверджуються розпорядженням голови районної адміністрації.

2. Планування роботи районної адміністрації

2.1 Районна адміністрація організовує свою роботу за поточним планом. Поточний план розробляється на квартал, виходячи з поточних проблем життєдіяльності району і затверджується розпорядженням голови районної адміністрації.

2.2 Структурні підрозділи районної адміністрації з урахуванням поточних питань, за 15 днів до наступного кварталу, вносять відділу організаційної та кадрової роботи свої пропозиції до квартального плану роботи. Пропозиції підрозділів погоджуються заступниками голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків шляхом візування.

2.3 Щоквартально, не пізніше 25 числа останнього місяця поточного кварталу, відділ організаційної та кадрової роботи за пропозиціями структурних підрозділів готує проект розпорядження голови районної адміністрації про план роботи районної адміністрації на квартал.

2.4 Контроль за виконанням квартального плану роботи здійснюється заступником голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять питання організаційної та кадрової роботи.

2.5 Щомісячно, не пізніше 28 числа місяця, відділом організаційної та кадрової роботи складається план заходів, які проводяться у Заводському районі. До плану вносяться заходи, що проводяться головою районної адміністрації, його заступниками, керівниками структурних підрозділів, районними установами та організаціями.

2.6 Структурні підрозділи районної адміністрації з урахуванням поточних питань, за 10 днів до наступного місяця, вносять відділу організаційної та кадрової роботи свої пропозиції до плану заходів, які проводяться в Заводському районі. Пропозиції підрозділів погоджуються заступниками голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків шляхом візування.

3. Підготовка і видання розпоряджень голови районної адміністрації (далі – розпорядження)

3.1 Голова районної адміністрації видає та підписує розпорядження в межах своєї компетенції.

3.2 Проекти розпоряджень і додатки до них готуються посадовими особами районної адміністрації.

3.3 Проекти розпоряджень друкуються на відповідних бланках.

3.4 Список погоджень друкується на звороті останнього аркуша проекту розпорядження.

3.5 У списку погодження зазначається посада і прізвище особи, яка візує документ.

3.6 Проект розпорядження візують знизу вгору в такій послідовності:

3.6.1 Особа, яка готувала проект розпорядження.

3.6.2 Безпосередній керівник особи, яка готувала проект розпорядження;

3.6.3 Керівники структурних підрозділів, організацій, установ, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті розпорядження (прізвища вказуються в алфавітному порядку).

3.6.4 Начальник відділу адміністративно-правової роботи.

3.6.5 Заступники голови районної адміністрації, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті розпорядження (прізвища вказуються в алфавітному порядку).

3.7 Остаточно підготовлений проект розпорядження з усіма матеріалами надається до загального відділу для перевірки на відповідність наданих документів та правильність оформлення проекту розпорядження.

3.8 Проект розпорядження, який надійшов до загального відділу, з порушенням відповідних вимог (оформлення; наявність помилок; строки виконання; визначення виконавців доручень та особи, яка узагальнює інформацію про хід виконання розпорядження) повертається особі, яка готувала проект, для доопрацювання.

3.9 Загальний відділ подає проект розпорядження на візування заступнику голови районної адміністрації, до розподілу обов’язків якого входять питання організаційної та кадрової роботи, далі – на підпис голові районної адміністрації.

3.10 До проектів розпоряджень додаються:

3.10.1 Письмовий висновок відповідних посадових осіб, що мають заперечення, зауваження, доповнення або зміни до частини чи всього тексту.

3.10.2 Листи організацій, установ, звернення громадян, інші документи, що є підставою для прийняття розпорядження.

3.10.3 Перелік організацій, яким необхідно направити копію розпорядження (лист розсилки).

3.11 Якщо в розпорядженні встановлено термін виконання та зазначені виконавці, обов’язково в розпорядженні визначається структурний підрозділ районної адміністрації, що узагальнює інформацію про хід його виконання.
В останньому пункті розпорядження визначається особа, на яку покладається контроль за його виконанням (голова районної адміністрації або його заступники). Таке розпорядження береться на контроль.

3.12 Додатки до розпоряджень підписує заступник голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

3.13 За достовірність інформації, своєчасність та якість підготовки проектів розпоряджень несуть персональну відповідальність посадові особи районної адміністрації, які їх готували.

3.14 У триденний термін загальний відділ реєструє розпорядження; бере його на контроль, якщо воно має контрольні терміни; направляє копії розпоряджень згідно з листом розсилки.

3.15 Нумерація розпоряджень започатковується кожного календарного року.

3.16 Кожному розпорядженню присвоюється порядковий номер із зазначенням дати підписання.
Розпорядженням, крім порядкового номеру, присвоюються літери:
- з основної діяльності – "р";
- з кадрових питань – "к";
- про надання відпусток – "в";
- з адміністративно-господарських питань – "аг".

3.17 Зміни до розпорядження, при з’ясуванні нових відомостей, облікових даних, тощо вносяться шляхом підготовки нового розпорядження про внесення змін або доповнень в чинне.

4. Організація контролю і перевірки виконання

4.1 Контроль за строками виконання розпоряджень голови районної адміністрації (далі – розпорядження) здійснює відділ організаційної та кадрової роботи.

4.1.1 Контролю підлягають розпорядження, які містять конкретні заходи, строки і відповідальних виконавців.

4.1.2 На кожне розпорядження, яке потребує контролю, відділом організаційної та кадрової роботи заводиться контрольна справа, в якій накопичується інформація про хід виконання розпорядження.

4.1.3 Відділ організаційної та кадрової роботи направляє відповідальним за виконання розпорядження повідомлення про взяття розпорядження на контроль та строк його виконання.

4.1.4 По закінченню встановленого строку виконання певного пункту розпорядження або розпорядження в цілому відповідальні за виконання надають відділу, який визначено для узагальнення, інформацію про вжиті заходи щодо виконання розпорядження.

4.1.5 Узагальнена довідка про виконання розпорядження з пропозицією про зняття з контролю або продовження строку виконання передається керівнику районної адміністрації, на якого покладено контроль за його виконанням. Підписана довідка надається до відділу організаційної та кадрової роботи.

4.1.6 Контрольна справа з узагальненою довідкою надається голові районної адміністрації.

4.1.7 Розпорядження знімається з контролю або строки їх виконання продовжуються відповідною візою голови районної адміністрації.

4.2 Контроль за строками виконання рішень, розпоряджень та інших документів вищих органів (далі – документи) здійснює загальний відділ.

4.2.1 Одержані документи подаються голові районної адміністрації в день їх надходження і з його резолюцією доводяться загальним відділом до виконавців.

4.2.2 Лист-повідомлення вищих органів про взяття документа на контроль або продовження терміну контролю обов’язково подається голові районної адміністрації разом з копією названого документа.

4.2.3 На документи, які потребують контролю за строками виконання, загальним відділом заводиться контрольна справа, в якій накопичується інформація про хід виконання.

4.3 Відділ організаційної та кадрової роботи і загальний відділ систематично аналізують стан контролю за розпорядженнями і документами та інформують заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять вищевказані питання.

5. Організація роботи із службовими листами

5.1 Службові листи, що надходять до районної адміністрації, приймаються загальним відділом, реєструються і в день надходження передаються на розгляд керівникам районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків, після чого копії листів з резолюцією керівників направляються виконавцям.

5.2 Листи організацій, установ, звернення громадян, які надійшли до самостійного структурного підрозділу реєструються у відповідному самостійному структурному підрозділі.

5.3 Резолюції на документах повинні стисло і чітко визначати характер доручень, строки і відповідальних виконавців. Особа зазначена у резолюції першою – узагальнює інформацію, якщо узагальнення не доручено іншій особі.

5.4 Службові листи беруться загальним відділом на контроль, якщо із змісту листа з’ясовується необхідність проведення певної роботи або термін надання інформації.

5.3 Контроль за виконанням письмових та усних доручень керівників районної адміністрації здійснюють посадові особи згідно з розподілом обов’язків.

5.4 Відповіді на листи, якщо не встановлено інший термін, повинні бути відправлені не пізніше місячного строку з дня вхідної реєстрації у загальному відділі.

5.5 Проекти службових листів готуються посадовими особами районної адміністрації на бланках районної адміністрації.

5.6 Службові листи підписуються головою районної адміністрації або його заступниками відповідно до їх повноважень та розподілу обов’язків.

5.7 Загальний відділ систематично аналізує роботу із службовими листами та інформує заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять вищевказані питання.

6. Порядок роботи з документами поточного архіву

Ознайомлення з документами поточного архіву та видача їх копій здійснюється загальним відділом за письмовим дозволом заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять організаційні питання.

7. Організація прийому громадян, розгляд їх пропозицій, заяв і скарг (далі – звернення)

7.1 Робота по розгляду звернень громадян проводиться згідно з Законом України "Про звернення громадян" та іншими регламентуючими документами.

7.2 Звернення громадян, які надходять до районної адміністрації, реєструються у загальному відділі.

7.3 Звернення громадян після реєстрації та розгляду головою районної адміністрації доводяться до заступників голови районної адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків.

7.4 Контроль за їх виконанням покладається на керівників структурних підрозділів та посадових осіб районної адміністрації.

7.5 Особистий прийом громадян проводить голова районної адміністрації, його заступники та керівники структурних підрозділів згідно з графіком, який затверджується головою районної адміністрації.Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про дні, години, місце проведення прийому та підлягає оприлюдненню через засоби масової інформації або в інший спосіб.

7.6 Виїзні прийоми громадян проводяться керівниками районної адміністрації згідно з графіком, який затверджується головою районної адміністрації.

7.7 Загальний відділ систематично аналізує стан роботи із зверненнями громадян та інформує заступника голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять питання організаційної та кадрової роботи.

8. Проведення нарад

8.1 Відповідно до плану заходів у районній адміністрації проводяться наради.
Не пізніше, як за день до проведення наради, підрозділ, що її готує, визначає порядок денний, коло запрошених осіб, час і місце проведення, забезпечує сповіщення учасників та протоколювання доручень.

8.2 Щотижнево проводиться апаратна нарада з керівниками структурних підрозділів районної адміністрації та районних служб при голові районної адміністрації.
Протокол доручень голови районної адміністрації та узагальнення інформації щодо виконання протокольних доручень веде відділ організаційної та кадрової роботи.

8.3 Відповідальність за виконання протокольних доручень покладається на керівників структурних підрозділів.

9. Копіювання документів

Копіювання документів виконується за наявності візи керівника структурного підрозділу з зазначенням дати та часу подання.

10. Організація використання робочого часу. Режим роботи

10.1 Початок роботи районної адміністрації з 09.00 год., закінчення роботи о 18.00 год. (щоп’ятниці – 16.45 год.). Обідня перерва з 13.00 год. до 13.45 год.

10.2 Перебування працівників районної адміністрації з службових питань за межами приміщень у робочий час повинно бути погоджено з безпосередніми керівниками.

10.3 Знаходження працівників у будівлі районної адміністрації в неробочий час погоджується з заступником голови районної адміністрації до розподілу обов’язків якого входять організаційні питання шляхом подання службової записки, яка передається до відповідального чергового.

10.4 Вхід до приміщення в святкові та вихідні дні дозволяється керівникам районної адміністрації, керівникам структурних підрозділів згідно з графіком чергування, допоміжному персоналу, також особам, які прибуватимуть у випадку ліквідації можливої аварії.

10.5 У будинку районної адміністрації діє вільний вхід для відвідувачів відповідно до графіку роботи районної адміністрації.

10.6 Перебування працівників районної адміністрації за межами приміщення повинно бути погоджено з керівниками структурних підрозділів.

11. Планові відпустки і відрядження

11.1 Щорічно до 20 грудня поточного року керівники структурних підрозділів надають до відділу організаційної та кадрової роботи складені та погоджені заступниками голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків графіки надання відпусток на наступний рік.

11.2 На підставі наданої інформації відділом організаційної та кадрової роботи до 25 грудня складається загальний графік відпусток, який погоджується з профспілковим комітетом та затверджується головою районної адміністрації.

11.3 Не пізніше, як за два тижні до початку відпустки працівник письмово попереджається про її надання, про що ставить свій підпис у списку ознайомлення працівників з графіком надання відпусток.

11.4 Конкретний період надання відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується шляхом подання заяви працівника про відпустку за наступним порядком:

11.4.1 Спеціаліст відділу організаційної та кадрової роботи перевіряє правильність тривалості відпустки, зазначеної працівником, та відпускний період, за який вона надається, про що робить відмітку на заяві.

11.4.2 Заяву погоджує безпосередній керівник та заступник голови районної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

11.4.3 Голова районної адміністрації накладає резолюцію на заяву.

11.5 На підставі погодженої заяви видається розпорядження голови районної адміністрації про надання відпустки.

11.2 Відрядження працівників районної адміністрації відбувається на підставі розпорядження голови районної адміністрації.

Голова районної адміністрації
О.І.Бірюк